デビット・アレンが「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」という本を出したとき、結構話題になりすぐに読んでみて実際にしばらく実践していました。当時BlackBerryの携帯を持っていたのですが、GTD(Getting Things Done)のためのアプリを購入して使っていました。
この本を読まれた方も多いと思いますし、私の周りでも結構流行っていました。GTDとは、リストを作って自分の業務管理をする手法です。始めはリストを管理することは結構楽しくて、ストレスフリーになったつもりになっていましたが、段々リストが膨大になり管理する時間も増えて、結局生産性も落ちていったと思います。なかなか片付かない長いリストを見るのは結構なストレスですね。
GTDは作業者向けで管理職に向かない
GTDでは気になることをすべてリストにし、そのひとつひとつを実行可能な次のステップにブレイクダウンしていって、それを実行してはチェックして消していくことをひたすら続けます。
このリストは定期的に見直しが必要で、私の場合は朝一番にリストを見直して作業順番を調整したりしていました。大体朝の一時間ぐらいはBlackBerryをいじっていたと思います。
思いついたことを片っ端からリストに書き出すことで、「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と頭の中で悩む必要が無くなり、確かにストレスが無くなったかのように思えます。
仕事の優先度は日々変わる
でも実際は優先度とか日に日に変わるし、緊急の飛び込みの仕事も来るし、依頼した仕事の進捗だったり周辺の状況とかで、やることも変わっていきます。変化に対応するために結局リストは毎日変更する必要があります。
この作業はかなり骨が折れます。ツールを使っていてもかなりの時間を使ってしまいます。このリストを現状に合わせて見直す作業が、非生産的で非常にストレスになります。
重要なことにフォーカスするべき
あまり重要でないこともリストに入れてしまったり、時とともに重要度が下がったようなものがリストの中にずっと居座って、まるでゴミで散らかっているようで、これもかなりのストレスになります。
結構思いつきで「あの本読んでみよう」とリストに入れておいても、時とともに読みたい本も増えて、優先度が下がってどんどんリストの中に堆積されていってしまいます。リストを見直して「あの本を読むって決めたのにぜんぜん読む時間無いや」とか毎日反省させられるのも正直きついです。
ストレスフリーははじめだけ
確かに始めはストレスフリーになった気がしましたが、段々と重荷になっていって、3年ぐらい経った頃から正直ストレスフリーどころか、以前より増してストレスを感じていることに続けてやっと気づくことができました。
3年前から常にそこにいるアイテムの存在とかなぜそこに書いたのかも忘れてしまったりとか、膨大なリストの管理とか段々と管理ばっかりに時間がとられて、組織やプロジェクトの管理が疎かになってしまったりとか、ネガティブな面は継続している時間が長いほど大きくなるのではないでしょうか。
大きな目標だけをリストにして予定表で管理
細かいリストなんて不要です。大きな目標を優先順位で並べておくだけであれば、修正は月に一回あるかないかです。これくらいで十分です。
細かく管理していたものを大雑把にすると少し不安になりますが、ぜんぜん大丈夫です。そもそも目標を見れば何をすべきかなんてすぐに分かるのがプロですからね。技術系は一度始めるととことんやってしまいますが、大雑把にやらないといけないです。
仕事によっては定期的にやらないといけないこともあるのですが、そういったのにはOutlookとか予定管理のツールで管理するのが結構良いです。結局タスク管理のほとんどが予定表でできると思います。今日やることのリストを予定表にスケジュールしてしまえば、集中して仕事を進められるだけでなく、後から何をいつやったかの記録にもなります。
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