技術系の管理職として、多くの場面でコミュニケーションを行うことが必要です。プロジェクトの進捗状況を報告するためのMTG、部下の相談に乗るための1on1、クライアントとの商談など、様々な場面でコミュニケーションが欠かせません。
しかし、伝える順番が伝わり方を決めるということを意識することで、効果的なコミュニケーションができるようになります。この記事では、技術系管理職がコミュニケーションにおいて順番を意識することで効果的な伝え方をするためのコツを紹介します。
結論を最初に述べること
コミュニケーションにおいて、相手が受け取る情報の最初に結論を述べることが重要です。これは、相手が情報を処理する際に、何を伝えたいのか、何が重要なのかをすぐに理解することができるためです。特に、時間の限られた場面では、結論を最初に述べることで、相手に伝えたいことを効率的に伝えることができます。
結論に至った経緯、理由、根拠、補足説明を説明すること
結論を述べた後に、その結論に至った経緯、理由、根拠、補足説明を説明することが重要です。これは、相手に結論を理解してもらうために必要な情報を提供することができるためです。また、結論を説明することで、相手が理解するための支援的な情報を提供することができます。このように、結論を最初に述べた後に、相手が理解するために必要な情報を提供することで、効果的なコミュニケーションができるようになります。
PREP法を使うこと
結論を先に述べることが大切であることは理解いただけたと思います。しかし、結論だけを述べても相手に納得してもらえない場合があります。そのためにも、結論に至った経緯、理由、根拠、補足説明などを説明する必要があります。この時に有効なのが、PREP法という手法です。
PREP法は、以下の4つのステップから構成されます。
P (Point)：主張、結論、ポイントを述べる
R (Reason)：なぜそのような主張や結論をするのかを述べる
E (Example)：例を挙げて補足説明する
P (Point)：最後に再度、ポイントをまとめる
例えば、以下のような形でPREP法を使って説明することができます。
P：新しいツールを導入すべきだと思います。
R：現在のツールは機能不足で、生産性向上のためには新しいツールが必要だと考えました。
E：例えば、新しいツールを導入することで、タスクの自動化や情報共有がスムーズになり、作業効率が大幅に向上することが期待できます。
P：結果的に、新しいツールの導入はプロジェクトの成功につながると考えます。
このように、PREP法を使うことで、自分の主張や結論をわかりやすく相手に伝えることができます。
まとめ
技術系の管理職は、多くの場面でコミュニケーションを行う必要があります。会話を効果的に行うためには、相手を中心に置き、聞くことを大切にし、相手の意見を受け止め、否定的な表現を避けることが重要です。また、結論を先に述べることで相手に理解しやすくするとともに、PREP法を使って、結論に至った経緯や理由、根拠、補足説明を行うことが大切です。これらのコミュニケーションのコツを身につけることで、プロジェクトの成功につながる効果的な会話ができるようになります。
コメント