コミュニケーションは人と環境に応じて変わる

何か問題が発生して原因を分析しているとコミュニケーションが不十分だったということに行きつくことが良くあります。組織でコミュニケーションを統括しているのはマネージャーです。コミュニケーションに課題があればそれはマネージャーに課題があるということです。

コミュニケーションの重要性

何か目標を複数の人でチームとなって達成するためには、誰かがリーダーシップを発揮して、チーム一丸となって活動できるようにすることが大切です。そのためには情報を正確に把握して、誤解のないように分かりやすく加工もしながら、適切にメンバーに情報を伝えていくことが必要です。

経営層から方針が展開されたり、命令を受けたり、指示が出たりといったものは一旦マネージャーが受けて、メンバーに展開されます。ここで適切にメンバーに情報を伝えていないと末端まで経営層の意図は伝わりません。

組織で活動する限りコミュニケーションは常に重要で、これなしには活動できません。

コミュニケーションとは二人以上の人の間で行われる意思や情報の伝達のことです。組織を考えると流れは3つあります。

上司から部下へといった上から下への流れです。命令、指揮、通達などがこれに当たります。

部下から上司へといった下から上への流れです。報告、提案、申告などがこれに当たります。

部門間やグループ間などでの情報の流れです。調整、連絡、情報交換などがこれに当たります。

技術者であれば専門用語を駆使して的確に端的に情報を伝えることができても、横で聞いている技術者でない人にはまったく意味が伝わらないことになります。新人にベテランと同じように指示を出しても指示内容が伝わらないことはよくあります。

まずは誰に伝えたいのかで、その人に合わせたコミュニケーションに変える必要があります。話す相手がどれだけの知識と経験をもっているかというのは必ず考慮しないといけません。また性格も考慮したいところで、例えば分かった風に見せる傾向のある人には確認を怠らなかったり注意が必要です。

相手が先入観を持ちやすい場合も注意が必要です。例えば相手の関心事が他にある場合や、利害関係がある場合、相手の都合の良いように解釈されないようできるだけ具体的に伝えることが必要です。

顔を見合わせてとるコミュニケーションではあまり気にする必要はありませんが、電話の場合とかでは伝わり方が変わってきます。また横に他の人が居たりとか、公共の場などのシチュエーションの違いでも心理的作用が変わってきますので考慮が必要になります。