読み手の関心事に対して解や情報を与えるビジネス文書を書くこと

ブログもそうですが、ビジネス文書においては常に読み手には何か関心事があって、読み手はその文章を読むことで、自己の関心事に対しての解であったり、新たな発見となるような、役に立つような、参考になる情報を得たいと考えています。

報告書や提案書を作成したとしても、その内容が相手にとって全く関心のない内容であれば、全てを読まれることはまずないでしょう。

ですので、ビジネス文書を書く上で一番重要なことは、相手の関心事をいかに理解しているかになります。

例えば業務報告書

例えば週報として業務報告を行っている場合には、直属の上長が読み手となります。直属の上長の関心事は、指示した業務の進捗はどうだろうか、何か課題や問題は起きていないのか、今後リスクとなるようなことは何かなどでしょう。

であれば、特に問題もなく順調に進んでいるならば、オンスケなどの一言で十分なわけです。しかし問題が発生すれば、その問題の要因、対策、スケジュールを示す必要があります。自分で対策が出せないのであれば、ハイライトして上長へエスカレーションする旨を報告します。

先ほどの例の週報を部門長に見せても内容が細かすぎて、部門長に報告するのであれば、プロジェクト全体にそのリスクがどれだけ影響するのかとか、遅れがあってもそれをどのようにリカバリーするのかを示すなど、より高い視点での内容に書き換える必要があります。

このように読み手が違うと、その人の関心事が異なるので、10人の読み手に対しては10通りの書き方で伝える必要があります。たとえ同じあなたの部下だとしても、一人ひとりスキルやバックグラウンドは違うので、やはりそれぞれに対しての書き方というのはあります。

しかし理想はそうであっても、実際はたくさんの文書を作る時間もないでしょう。まずは読んでほしい人を決めて、その人に向けて文書を書くことです。一人に絞らず広く読んでほしいと思い文書を書くと、結局誰も読んでくれないものになってしまします。

報告書や提案書を部長向けに書いたものを役員へ報告することになった際には、新たに文書を書き起こすことをお勧めします。違う読み手を意識して書くことで、文書の構成や内容までも変わってくると思います。

このように、ビジネス文書を作成するうえで最も重要なことは、素晴らしい表現力や描写力などではなく、読み手の関心事を理解することです。読み手の関心事に対して、解や参考になる情報を示すことでが何より重要です。